一、当前行政单位文秘人员存在的不足
随着行政单位人才队伍建设不断强化，队伍素质普遍提高，文秘工作也有了很大进步，但仍存在一些不容忽视的问题，值得我们认真思考。
一是学习抓得不严，综合知识欠缺。行政单位文秘人员往往身兼多职，集文秘、服务、接待、综合协调等综合职责为一身。文秘人员经常沉浸于纷繁复杂的事务中，很难有更多的时间和精力加强自身学习，甚至有些文秘人员是半路出身，没有系统学过文秘专业知识，培训机会少,知识更新慢，即使有机会外出学习也由于日常工作繁忙而无法脱身。由于工作要求越来越高，办公室文秘人员现有的专业知识已远远不能适应新形势下对文秘人员的要求。
二是日常性事务多，人员不足，工作效率偏低。行政单位文秘人员编制少，而被动应付工作多，领导交待什么就做什么，机械性工作，主动调查研究少。往往变成忙完材料忙事务，能够完成领导交办的任务、不出差错就是很大的成绩，根本没有时间坐下来静心思考，想问题，谋对策。由于办公室工作的局限性，下基层调研的机会少，很难掌握第一手材料，更多的调研材料是在办公室里“闭门造车”完成的，应付差事,临时凑数，因此创作的材料，大多限于对材料的堆积，就事论事，深度不够，质量不高，对单位领导科学决策起不到参谋作用。
三是思想抵触情绪偏重，工作积极性偏低。由于认识上的偏差，我们往往把文秘人员等同于打杂工，认为一旦进入这个圈子，调出难，提升又不容易，在工作岗位上很难出人投地。文秘人员在日常工作中，忙得晕头转向，很难计算出成绩来，十件事情只要做坏了一件就被领导责骂。因此，行政单位文秘人员普遍存在思想消沉、工作消极现象。
四是单枪匹马多，部门配合少。在实际工作中，凡是涉及到文字材料的工作，其他科室甚至领导大都直接交给办公室文秘人员办理，或者只是简单地提供一些原始素材，对办公室依赖过重，而办公室对其他科室工作情况了解不够全面，文字材料大多是言之无物，往往造成“会干的不会写、会写的不会干”，干、写严重脱钩。文秘人员工作负担过重,加班加点、熬更受夜、体质下降是普遍现象。
二、文秘人员应具备的素质
在当今社会迅猛发展的形势下，对文秘人员的素质要求越来越高，笔者认为文秘人员应具备以下几个方面的素质：
一是具备优良的政治素质。在日常的工作中行政秘书经常上传下达、处理内部事务、协调各方面关系，涉及党和国家的方针政策以及单位的规章制度，作为文秘人员要充分认识自身工作的政治性，在全力做好本职工作的同时要以单位的利益为重、以员工的利益为重、严守工作纪律，做好保密工作。在不断提高自身的政治素养和理论水平过程中，增强政治敏锐性、坚定性，使自己的思想观念、认识水平、思维能力都能紧跟新形势、新变化，做到与时俱进，确保在实际工作中准确无误地传达各项方针政策，确保在大是大非面前保持清醒的头脑。
二是具备健康的心理素质。心理素质是指个体具有的比较稳定的，一定倾向性的心理特征的总和。文秘人员面对复杂的人际关系，繁杂琐碎的工作事务，必须具备健康的心理素质，要培养自己细心、耐心的性格，时刻保持热情乐观的心态，营造和谐的人际关系，同时要不畏挑战，经受得住挫折。
三是具备扎实的业务素质。业务素质是能力的标志，也是其他素质的一种反映，又是各类素质综合发挥作用的重要条件。对于行政单位文秘人员来讲，业务素质主要包括认识事物的能力、观察感知能力、辨别是非能力、分析综合能力、随机应变能力、语言文字运用能力、组织协调社交能力等等。
三、如何加强行政单位文秘管理工作
一要加强学习，提高文秘人员综合素质。工作离不开学习，文秘人员要学会在工作中学习，在学习中完成工作，做到学习工作两不误，这样才能提高工作效率。学习要做到自学和培训相结合，要充分利用一切时机，珍惜每一次学习的机会。首先是要加强业务学习和品行修养，要自觉加强个人思想、文化、品德修养,努力提升思想境界和精神追求，树立宽广的胸怀和健康的心态，正确对待名利和个人得失，在文秘岗位上促使自己全面成长，促进工作取得更大的成绩；其次是加强政治理论学习，增强政治意识和大局观念。文秘工作是一个政治性、全局性、政策性很强的工作，这就要求文秘人员要不断提高政治鉴别力和政治敏锐性、坚定性，学会从政治的角度，辨证地分析问题和解决问题。
二要完善选人育人机制，充实文秘人员队伍。针对现有文秘人员普遍不足的问题，一方面要向内挖潜，从单位内部选拔优秀人员，充实文秘人员队伍，要从个人特点、综合素质、工作业绩等方面，切实将政治硬、业务熟、作风正的优秀人员选拔出来从事文秘工作。另一方面，向外争取，有意识地吸收这方面的人才。同时，单位多创造机会让文秘人员参加培训班，更新知识，开拓思路，不断提高业务技能和办事能力;对刚从事文秘工作的人员，要给予充分的鼓励和信任，放手让他们写一些材料，并注重发挥传帮带作用，通过文秘骨干的反复修改，逐步提高文字水平；坚持从实践中来、到实践中去，让文秘人员到各个业务岗位锻炼，体验了解文秘业务工作，同时将有一定文字基础的业务骨干抽调到办公室帮助工作，与专职文秘人员相互学习，共同提高。
三是改进工作作风和工作方法。首先是培养过硬的工作作风，要爱岗敬业，乐于奉献，牢固树立服务意识，保持积极的心态投入到文秘管理工作中；其次是不断探索新的工作方法，创新工作思路，注重工作实效；三是注重做好沟通和协调工作，充分发挥群众的力量，群策群力,要经常性地通过正面或侧面等不同方式了解单位内部各个部门工作的动态情况和问题，多主动到其它科室了解情况，多开展调查研究，多与他们沟通联络，多渠道了解工作情况。
四是进一步优化工作环境。单位领导要重视文秘工作，要让文秘人员多参加一些会议，多阅读一些文件，多参与一些调研，多锻炼一些岗位,更好更快地领会领导意图，掌握单位的工作动态，避免吃不透领导意图，工作思路理不清，写材料走弯路、做无用功的问题。同时办公室的同志十分辛苦，有写不完的稿、加不完的班、办不完的事, 单位领导要从生活上关心文秘人员，理解文秘人员，要给予更多的关心和帮助，经常与文秘人员交心谈心，解决他们遇到的实际困难。而且要完善办公室的基本设施和装备，给文秘人员提供一个良好的学习、工作和生活环境。
【参考文献】
[1]余乐源.《秘书工作》.社会科学.2011-11
[2]曹金浩.《论如何做好文秘工作》.经营管理者.2009年22期
[3]张浩.《新编秘书工作必读全书》.光明日报出版社.2002-09-02
